Ostatnie wydarzenia pokazują, że odwołanie imprezy nie jest prostym zadaniem. Mam na myśli sytuację, która dotknęła Europe Comic Con zaplanowany na 24-26 listopada na terenie Targów Kielce.
Impreza niestety nie odbędzie się, chociaż sam wiązałem z nią wielkie nadzieje. Co było przyczyną takiej decyzji, nie jest w zasadzie ważne. Jedyne, o co mam pretensje, to sposób, w jaki odwołano imprezę.
Zacznijmy może jednak od początku. 20 października na fanpage’u i stronie imprezy pojawiła się informacja, że ECC nie odbędzie się na terenie Targów Kielce. Organizatorzy zapewnili, że zrobią wszystko, aby konwent wystartował w tym samym terminie w Warszawie.
Większości z nas najpewniej zapaliła się w tym momencie czerwona lampka. Jakim cudem można przenieść takie wydarzenie do innego miasta w tak krótkim terminie? Co z hotelami dla gości, co z zabookowanymi biletami dla nich?
Jakby tego było mało, parę dni temu nastąpił armagedon wśród organizatorów. Kilku z nich na swoich prywatnych profilach napisało trochę gorzkich słów i przeprosiny za wycofanie się z imprezy.
Na sam koniec na portalu dzikabanda.pl pojawił się wpis, który miał rozjaśnić trochę sytuację (choć w moim odczuciu nie wyjaśnił nic i był próbą tłumaczenia swojej porażki). Tekst oczywiście nie poszedł na oficjalnych kanałach komunikacyjnych imprezy.
Na samym facebookowym profilu imprezy pojawiła się informacja o zwrocie biletów. Nie ma jednak ani słowa o ostatecznym zrezygnowaniu z wydarzenia w tym roku. Chyba nie tak powinno się odwoływać konwenty.
Całość przypomina mi o tym, jak Inne Sfery odwołały się w 2012 roku. Stowarzyszenie Wielosfer zamiast napisać, że festiwal się nie odbędzie, poinformowało o zmianie formatu imprezy. Wyglądało to ładnie, ale informacyjnie nie spełniało swojej funkcji.
Wymagałem chyba po prostu od chłopaków i dziewczyn poważniejszego podejścia do tematu. Nie było to może odwołanie imprezy w środku nocy na dzień przed wydarzeniem, ale osobiście brakuje mi w tym odwagi i powiedzenia jasno: “Nie damy rady”.
Ostatecznie Europe Comic Con odbędzie się w przyszłym roku w Warszawie. Jaki będzie ostateczny efekt, przyjdzie nam poczekać.
Wiele osób straciło zaufanie do organizacji i na pewno nie będzie łatwo odbudować hype, który stworzono na początku. Sam mocno waham się, czy poświęcić swój czas w przyszłym roku na ten konwent (odbędzie się we wrześniu, który jest tradycyjnie zapchany imprezami).
O wiele łatwiej byłoby, gdyby organizatorzy w jasny i prosty sposób komunikowali wszystko, co związane z imprezą. Bawienie się w podchody z odwoływaniem imprezy nie działa na ich korzyść. Jeśli istnieje najważniejsza zasada kryzysowego PR, jest nią informowanie o problemach na bieżąco.
Przygotowując konwent, trzeba być gotowym na najgorszą nawet apokalipsę i przekazywać jak najszybciej wieści. Gdy nie przyjedzie gość, przyszli uczestnicy powinni dowiedzieć się o tym natychmiast. Gdy właściciel lokalu wypowie nam umowę, nie można czekać w nieskończoność. Jeśli impreza się nie odbędzie, trzeba to jasno zakomunikować.
W przypadku ECC tych informacji zwyczajnie zabrakło. Niestety, cała sytuacja rzutuje poważnie na profesjonalizm organizatorów. Nie tak miało być, panowie i damy.
Oczekiwaliśmy od tego konwentu organizacji na najwyższym poziomie. Jak widać, po prostu się przeliczyliśmy. Mam jednak nadzieję, że przygotowywana na wrzesień edycja wynagrodzi nam wszystko.