Raz na jakiś czas zdarza się, że jeden z organizatorów konwentu, nie myśląc za wiele i nie zwracając uwagi na dobro swojej imprezy, zaczyna wyłamywać się z organizacji i robić wokół niej syf. Czasem jest on większy, czasem mniejszy. Efekt końcowy mamy jednak taki, że cierpi na tym wizerunek imprezy.
Nie pisałbym o tym, gdyby nie protokół z Forum Fandomu i dyskusja na liście fandomu. Jeden z organizatorów Polconu 2016 na tym pierwszym zadał pytania odnośnie konwentu, na które nie znał odpowiedzi. Niby nic złego, gdyby nie jeden szkopuł. Na Forum Fandomu nie było żadnego innego organizatora tej imprezy. Kierował je więc w próżnię, wiedząc, że nikt mu nie odpowie i cała sytuacja tylko podgrzeje atmosferę wokół wrocławskiej edycji najstarszego polskiego konwentu.
Sytuacja jest o tyle zabawna, że osoba ta, robiąc wcześniej Krakon, miała styczność z podobnym zachowaniem ze strony jednego z organizatorów i nie wyciągnęła z tego żadnych wniosków. Podobne problemy miała niejedna impreza w kraju. Wspomnę tylko pyrkonowe wanna gate, w którym organizatorzy z prywatnych kont mocno zagalopowali się w bronieniu swojej wizji.
Problem jest niemały, bo ciągle odnoszę wrażenie, że wiele osób nie rozumie, że wszyscy działamy na rzecz wspólnego dobra. Na jedną osobę wyciągającą wnioski, przypadają dwie, które mają to mocno gdzieś.
Czy ludzie naprawdę uważają, że robiąc konwent można o nim mówić dosłownie wszystko? Że nikt nie skojarzy, że wypowiedziane słowa padły z ust organizatora? Uczestnicy połączą dwa fakty i zaczną taką wypowiedź odbierać to jako oficjalne stanowisko całego konwentu.
Sam wpadłem w tę pułapkę w przypadku Porytkonów, które w pewnym momencie przestałem organizować. Nie jestem dumny z wypisywanych wtedy głupot, w końcu szkodziłem czemuś, co robiłem przez parę lat.
Wielu konwentom brakuje procedur, jak postępować w sytuacjach kryzysowych. Każdy chciałby dołożyć swoje parę groszy i obronić swój punkt widzenia. Niestety, bez ustalonego wspólnego stanowiska, tworzy się chaos.
Dezinformacja wcale nie sprzyja imprezie. W najlepszym wypadku uczestnicy będą skonfundowani. W bardziej skrajnych przypadkach impreza może na przykład stracić sponsorów.
W przypadku Polconów sytuacja jest o tyle delikatna, że imprezę co roku robią inne osoby. Chociaż wielu z nas zdaje sobie z tego sprawę, istnieje cała rzesza ludzi, których nie interesuje, kto robi daną edycję. W końcu ilu z nas zastanawia się nad tym, kto stoi za organizacją np. Open’era?
Każda organizacja ma swoje problemy. Będą one się pojawiać z najmniej oczekiwanych miejsc i w najmniej oczekiwanych momentach. To co jest ważne, żeby w ciężkiej sytuacji stać jednomyślnie za przyjętym stanowiskiem.
Korcić do wypowiedzenia się będzie pewnie zawsze. Tylko nie po to konwenty tworzą działy PR, żeby ich działania były niweczone przez resztę organizatorów. Czy naprawdę powstrzymanie się przed napisaniem paru słów jest tak trudne?
W idealnym świecie organizator zajmujący się swoją działką ma największe kompetencje, aby poradzić sobie z danym problemem. Jeśli problemem jest publiczna wpadka, najbardziej kompetentny do zajęcia się nią jest człowiek od wizerunku. Jeśli potrzebne są publiczne wyjaśnienia, sytuacja jest dokładnie taka sama.
Nie przekazuję tu żadnej wiedzy tajemnej, tylko podstawy organizacji konwentu. Sranie do własnego gniazda to najgorsze, co możesz uczynić swojemu dziecku. Następnym razem, zastanów się, czy naprawdę warto to robić. Może zaoszczędzisz komuś dodatkowej pracy.