Gdyby ktoś w środku nocy zapytał mnie, co jest najważniejsze przy organizacji konwentu, bez zająknięcia odpowiedziałbym, że wizerunek. Wszystko przez to, iż dożyliśmy tak ciekawych czasów, że rozpowszechnienie informacji o wtopie zajmuje kilkanaście minut.
Wpadkę można oczywiście zbagatelizować, zrzucić winę na wczorajszy deszcz lub niezrozumienie wizji artystycznej twórcy reklamy. Jednak ludzie wszelkie kontrowersje pamiętają i coraz rzadziej wybaczają, jeśli ktoś idzie w zaparte.
Możemy przygotować najlepszą imprezę na świecie, zaprosić świetnych gości, ale jeśli będziemy postrzegani jako “mały konwent na zadupiu”, to nikt do nas nie przyjedzie. Jeśli uczestnicy kojarzą nas z wielu wtop, prędzej czy później przełoży się to na samo wydarzenie.
W wielu swoich poprzednich felietonach pisałem o sprawach wizerunkowych. Teraz postanowiłem sprawdzić, kto zajmuje się imidżem różnych imprez. Wiecie co? Wychodzi na to, że praktycznie żadne nasze wydarzenie nie ma specjalisty od PR.
Jeśli mówimy o małym konwencie, który nie przyciąga zbyt dużej uwagi, nie jest to aż tak ważne. Ale jeśli mówimy o Pyrkonie, Falkonie, Polconie, czy innej dużym festiwalu, to nie wiem jak wy, ale ja dostrzegam spory problem.
Choć za wizerunek odpowiada cała ekipa, w dużej organizacji potrzebna jest osoba, która będzie spinać wizję w jedną całość. Osoba, która powie reszcie, że puszczenie tej reklamy wywoła kontrowersje, a odpisywanie w prześmiewczy sposób na Facebooku nikomu nic dobrego nie przyniesie.
Specjalista od wizerunku powinien brać udział w rozwiązywaniu każdego kryzysu, który jest widoczny dla normalnego uczestnika imprezy. Jego zdanie powinno być wiążące dla reszty organizatorów.
Pamiętam jak w latach 2008-2009 przygotowywałem Porytkon z Natalią Dołżycką, która wtedy stawiała swoje pierwsze kroki w PR. Za każdym razem, gdy chcieliśmy zrobić coś głupiego, ona nas powstrzymywała. Chociaż robiliśmy konwent o nazwie nie kojarzącej się najlepiej, dzięki niej wyszliśmy na prostą i uzyskaliśmy wsparcie wielu instytucji miejskich.
Mimo że nie była koordynatorem konwentu, to z jej zdaniem liczyliśmy się najbardziej. Nawet jeśli koordynator narzekał, że to nie jest zgodne z jego wizją, ostatecznie zgadzaliśmy się na wersję Natalii. Bo to ona z nas miała największe pojęcie o wizerunku.
Gdy wybucha kolejny flamewar o wzrost ceny wejściówki, nieobecność gościa, czy zmiany na imprezie, najpewniej zabrakło wyczucia w przekazywaniu informacji. To, co mamy potem, to brak osoby zajmującej się PR imprezy, która zgasiłaby wizerunkowy pożar, zanim zatoczy zbyt szerokie kręgi.
To wcale nie jest łatwe zadanie, którego każdy może się podjąć. Trzeba ogromnej wrażliwości, żeby nie rozpocząć przypadkowej gównoburzy i odpowiednio reagować na wszystko, co związane z wizerunkiem.
Wielu organizatorów myśli, że ktoś zajmujący się kontaktami z mediami czy social media wystarczy do zajęcia się tym tematem. Oczywiście, odpowiadają oni za PR bardziej niż inni. Ale czy na pewno powinni być osobami decyzyjnymi w momencie fakapu?
Rozumiem, jeśli ktoś boi się oddać tyle władzy jednej osobie. Specjalista z prawdziwego zdarzenia raczej nie podejmie się tej pracy fanowsko, a żółtodziób będzie wymagał nakładów finansowych na szkolenia. Wybór należy jednak do nas – chcemy tworzyć coraz lepsze imprezy, czy wolimy bać się, że ktoś nam uświadomi, ile rzeczy źle robimy?
Najgorsze w tym wszystkim jest to, że jeśli chcielibyśmy wyszkolić własnych specjalistów od PR, potrzebujemy czasu. Tego, którego nam brakuje. Pyrkon przekroczył 40 tysięcy uczestników, Falkon oscyluje koło 10 tysięcy. Mamy masę fanowskich imprez, które sukcesywnie się rozwijają.
Musimy zacząć myśleć o tym teraz. Wizerunek jest wszystkim. Konwent bez dobrego wizerunku jest niczym. Bez specjalistów od PR czeka nas regres i cofnięcie się do ery zlotów na 100-200 osób. Chociaż niektórym by to pasowało, osobiście wolę iść do przodu.