Od jakiegoś czasu, w różnych zakątkach Internetu, toczą się dyskusje dotyczące między innymi tego jak powinno się organizować konwenty (bądź nie) i jak to właściwie wygląda “od kuchni”. W naszym zakątku Internetu chcielibyśmy zadać jednak pytanie: po co właściwie robimy konwenty?
A pytamy o to, i o inne rzeczy, Karolinę “Dono” Donosewicz, koordynatorkę ds. marketingu oraz Mariannę ‘Berii’ Jankowiak-Majcherczyk, główną koordynatorkę Śląskich Dni Fantastyki.
- Mówi się, że to nie my wybieramy fandomowe życie, to fandomowe życie wybiera nas. Jak właściwie znalazłyście się po pierwsze w fandomie, a później – po tej drugiej stronie ‘robienia’ konwentu, tj. jako organizatorki?
Dono: U mnie, myślę, że standardowo, przygoda z konwentami i fandomem zaczęła się od obejrzenia pierwszego anime, które polecił mi jeden z kolegów. Na początku bardzo sceptycznie podchodziłam do obejrzenia “japońskiej kreskówki”, ale gdy już to zrobiłam, kolejno łykałam następne tytuły. Jednak ciągle było mi mało: zaczęłam mocniej interesować się kulturą i historią Japonii, przesiadywałam godzinami w bibliotekach i zamiast uczyć się do sprawdzianów w szkole, uczyłam się na pamięć nazw epok historii Japonii i imion jej władców.
Chciałam jednak dołożyć swoją cegiełkę do szerzenia popkultury japońskiej. W międzyczasie przez kilka lat piastowałam stanowisko korektora w grupie tłumaczeniowej, która robiła napisy do anime i skanlacje mang. Jako że zawsze miałam lekkie pióro i smykałkę do fotografii, dołączyłam do jednej redakcji, która bywała na konwentach i robiła z nich relacje. Uznałam, że to świetna opcja na poznanie ludzi o podobnych pasjach.
Mocno się rozwijałam w zakresie media relations, a wyboru studiów też dokonałam na bazie dotychczasowych zainteresowań dziennikarstwem. Dzięki temu, że często bywałam na wielu konwentach, miałam okazję poznawać ludzi z różnych zakątków kraju i dzięki temu poznawałam też organizatorów konwentów. W jednej orgówce szukali akurat kogoś, kto koordynowałby salę artystyczną i tym sposobem zaczęłam organizować swój pierwszy konwent. A że poszło mi to bardzo dobrze i moimi działaniami wykraczałam poza obszar moich obowiązków, szybko awansowałam na zastępcę koordynatora głównego i zajmowałam się wieloma innymi obszarami, jednak moim ulubionym był PR i marketing.
Później rozwijając coraz bardziej moje umiejętności, szkoląc się i organizując kolejne konwenty stałam się specjalistą w tych dziedzinach. Zresztą, myślę, że między innymi dzięki konwentom pokierowałam swym losem w taki sposób, że zajmuję się marketingiem też zawodowo.
Berii: Wiele osób, które siedzą w fandomie zaczynały od mangi i anime, więc nie stwierdzę nic zaskakującego, że również u mnie tak się zaczęło. Jako dzieciak w podstawówce oglądałam Naruto na Jetix. Stację oraz emisję Naruto zawieszono, więc mając już później dostęp do Internetu zaczęłam szukać do obejrzenia innych anime. Niestety nie miałam wtedy z kim dzielić mojego zainteresowania, bo nikt w klasie anime nie oglądał, ale natrafiłam później na bloga, w którym dziewczyna pisała o konwentach. Byłam wtedy wielce zaskoczona, bo nie spodziewałam się, że istnieją w ogóle takie wydarzenia. I z tego bloga dowiedziałam się m.in o Japaniconie, który odbywał się w Poznaniu, czyli blisko mojego ówczesnego miasta zamieszkania.
I był to Japanicon roku 2012, kiedy odwiedziłam mój pierwszy konwent. Spodobało mi się, poznałam inne osoby, które interesowały się tym co ja. Kilkoro z nich nawet znam do dzisiaj. Potem byłam na Pyrkonie i poszło już z górki. Zmiana nastąpiła, kiedy w 2015 roku koleżanka namówiła mnie, żebym zgłosiła się na gżdacza na Polcon w Poznaniu. Nigdy wcześniej nie miałam żadnego doświadczenia w wolontariatem, więc była to dla mnie trochę czarna magia, natomiast dałam się wtedy namówić i z czystym sumieniem mogę stwierdzić, że to była dobra decyzja. Zajmowałam się wtedy zanoszeniem wody do sal prelekcyjnych, ale pomimo tego czułam satysfakcję, że przyczyniłam się do działania, funkcjonowania konwentu.
Od tamtego czasu jeździłam na konwenty już tylko jako wolontariusz. Zarówno na mangowe, jak i fantastyczne. Z czasem też przestałam się już interesować mangą i anime, a wsiąknęłam bardziej w fantastykę. Jako, że lubię pracę z ludźmi to moim ulubionym zajęciem była zawsze akredytacja. Następnie gdy rozpoczynałam studia licencjackie z filologii szwedzkiej, przeprowadziłam się z Wielkopolski na Śląsk i wtedy postanowiłam dołączyć do Śląskiego Klubu Fantastyki, który przyjął mnie z otwartymi ramionami i stał się dużą częścią mojego życia. Nie tylko mogłam tam rozwijać swoje zainteresowania, ale też poznałam przyjaciół i… weszłam do organizacji konwentów.
A moim pierwszym były właśnie Śląskie Dni Fantastyki w 2019 roku. Potem miałam okazję również organizować Asucon. Początkowo zajmowałam się akredytacją, ale również spróbowałam atrakcji i programu. Zarówno doświadczenie jako wolontariusz na innych konwentach, jak i zdobywanie doświadczenia jako organizator przy Asuconie i ŚDF, zaowocowały tym, że zostałam wybrana na główną koordynatorkę Śląskich Dni Fantastyki 2023, co również kontynuuję przy ŚDF 2024. A sama organizacja konwentu i właśnie zarządzanie projektem zainteresowały mnie do tego stopnia, że poszłam w tym kierunku przy wyborze studiów magisterskich i aktualnie kończę magisterkę z zarządzania projektami.
- Śląskie Dni Fantastyki są stosunkowo młodą imprezą na konwentowej mapie. Jest to typowy, szkolny konwent. Czy szkoła (dyrekcja) narzuca jakieś specyficzne wymogi (np. w zakresie reklamowania wydarzenia, programu) czy raczej macie wolną rękę?
Berii: Nasza współpraca z III Liceum Ogólnokształcącym im. Stefana Batorego w Chorzowie jest już długa. Organizowaliśmy tam wszystkie 2-dniowe edycje Śląskich Dni Fantastyki, a nawet organizowaliśmy tam też Asucon. Raczej mamy wolną rękę i szkoła nam niczego nie narzuca poza technicznymi sprawami typu wieszanie kartek na ścianie za pomocą masy mocującej, a nie taśmy malarskiej ;)
Natomiast sama szkoła jest nam bardzo bliska, można powiedzieć, że mamy “podobne zainteresowania”, ponieważ charakterystycznym punktem Śląskich Dni Fantastyki jest konwencja, która co roku ma inną tematykę. Szkoła za to organizuje festiwal teatralny w podobnym terminie co ŚDFy, również z tematyką, która zmienia się co roku. Często współpracujemy z uczniami i wymieniamy się swoimi dekoracjami, jeśli w danym roku tematyka konwencji ŚDF i festiwalu teatralnego jest podobna. W tym roku tematyką festiwalu teatralnego był sen i pomimo, że nasza konwencja jest kosmiczna to mogliśmy wykorzystać niektóre z ich dekoracji do naszej konwencji, na przykład duży księżyc albo gwiazdozbiory.
- Mamy zaklepane miejsce, potrzebujemy ludzi do obsługi – skąd biorą się orgowie oraz wolontariusze (poza tym, że z aplikowania przez formularz zgłoszeniowy). Jak, w telegraficznym skrócie, wygląda proces doboru ludzi, dzielenia zadań, organizacja pracy?
Dono: Jako że ciągle w moim dziale marketingu rekrutujemy, jesteśmy otwarci na każdy sposób przyjmowania osób. Mam w moim zespole organizatorów, którzy wiele lat udzielają się w Śląskim Klubie Fantastyki i działają przy projekcie ŚDFów, ale mam również takich, których wciągnęli po znajomości inni członkowie organizacji, bo w rozmowie ktoś wyraził chęć pomocy. I myślę, że to jest też w tym wszystkim fajne – robienie czegoś ze znajomymi też może być bardzo motywujące. Niemniej, nawet jeśli ktoś na konwencie zagaiłby do mnie, że chce robić kolejną edycję z nami, to z chęcią bym taką osobę wzięła do organizowania konwentu.
Berii: Dużą część naszej organizacji stanowią po prostu członkowie ŚKFu. Po każdej edycji konwentu robimy spotkanie podsumowujące oraz spotkanie wybierające nową organizację. Spotkanie jest otwarte i każdy z klubowiczów, kto jest zainteresowany spróbowaniem swoich sił w organizacji konwentu może się na nim pojawić. Najczęściej jednak tak mniej więcej połowa organizacji to ludzie, którzy już mieli wcześniej do czynienia z organizacją konwentów; są to po prostu poprzedni organizatorzy ŚDF, którzy lubią swoje funkcje i chcieliby do nich powrócić albo chcieliby spróbować czegoś nowego i zająć się czymś innym.
Również często zgłaszają się osoby nowe, które nie miały wcześniej styczności z organizowaniem, ale chciałyby się tego nauczyć. Wtedy to naszym zadaniem, jako tych doświadczonych osób, jest ich przeszkolenie. Na spotkaniu rozdzielamy funkcje i po spotkaniu szukamy pozostałych członków organizacji, jeśli kogoś brakuje. Ale tak jak wspomniała Dono, często idzie to po prostu pocztą pantoflową, gdzie nasi organizatorzy przypadkiem wciągają w to swoich znajomych, gdy nagle się okazuje, że są tym zainteresowani, a nawet mają odpowiednie kwalifikacje, których poszukujemy.
- Co się dzieje w sytuacji, kiedy okazuje się, że macie mniej miejsca niż pierwotnie zakładaliście albo sprzedaliście omyłkowo za dużo akredytacji? Czy jest jakaś lista kontrolna, która pozwala na unikanie / ograniczanie takiego ryzyka?
Dono: Organizatorzy konwentu na bieżąco weryfikują liczbę sprzedanych wejściówek i zbliżając się do limitu, informują o tym potencjalnych uczestników. Dlatego też sprzedawane są akredytacje w przedsprzedaży – po to, by oscylować zainteresowanie i ci, którzy na imprezie chcą się pojawić, na pewno zakupią akredytację wcześniej. Na miejscu imprezy również można zakupić akredytację, ale może zdarzyć się sytuacja, że będziemy zmuszeni zakończyć sprzedaż przed konwentem, o czym na pewno poinformujemy na naszej stronie oraz w mediach społecznościowych. Organizatorzy są świadomi ograniczeń danej lokalizacji konwentu i dostosowują liczbę uczestników do przestrzeni i z zachowaniem wszelkich zasad PPOŻ oraz organizacji imprez.
- Bazując na Waszym doświadczeniu, jakie są trzy najważniejsze rzeczy, o których muszą pamiętać organizatorzy, a o jakich wolontariusze, żeby impreza się udała? [typu: “sen nie jest dla słabych”, “głodny wolontariusz to nieszczęśliwy wolontariusz”, “zawsze trzeba mieć plan ‘B’, ‘C’ i ‘D’”]
Dono: Uważam, że trzeba pamiętać o elastycznym zarządzaniu. Często podczas konwentu coś trzeba nagle zmienić: na przykład sale, rozmieszczenie czegoś, atrakcje, godziny spotkań. Otwartość na zmiany jest niezwykle ważna w tak zmiennym środowisku. I choć wydaje się to proste i oczywiste, często musimy wracać z tą myślą i niejednokrotnie ją podkreślać. Bo z tego powodu pojawia się stres, nerwy i problemy komunikacyjne, których można uniknąć.
Berii: Ja się całkowicie zgadzam z Dono. Te elastyczne zarządzanie również związane jest często z umiejętnością zarządzania kryzysami. Jak pojawia się jakiś fuckup, często już podczas konwentu to trzeba odstawić emocje na bok i szybko przeanalizować sytuację, znaleźć rozwiązanie problemu, czasami podjąć trudną decyzję i działać.
- Jeśli idzie o kwestie administracyjne, jakie obszary regulaminu wydarzenia są najtrudniejsze? Jak wygląda kontrolowanie problemowych zagadnień? [np. duże kospleje, puszczanie głośnej muzyki, wnoszenie określonych akcesoriów, które mogą stanowić element stroju, ale mogą być też zagrożeniem, np. broń, deskorolka, itp.]
Berii: Myślę, że dla nas trudne było przystosowanie się do RODO. Zawsze mieliśmy gdzieś w regulaminie i w formularzach standardową formatkę RODO, ale dopiero przy tej edycji chcieliśmy zająć się tym bardziej profesjonalnie i nie robić po prostu kopiuj-wklej pełnej klauzuli informacyjnej z innych stron internetowych. Musieliśmy przestudiować dokładnie jakie dane zbieramy, po co, i dlaczego. Pomógł nam w tym inny klubowicz z ŚKFu, który zawodowo zajmuje się RODO i pracuje w jednej z jednostek administracji publicznej. Bardzo nas to cieszy, że ŚKF zrzesza takie grono ludzi, które jest gotowe sobie pomóc i podzielić się swoją wiedzą.
- Kwestia zapraszania gości wydawałaby się tą najbanalniejszą, ale na przestrzeni ostatnich kilku lat zdarzało się, że konwent „odpraszał” gości. Jaki jest klucz skutecznego doboru prelegentów? Czy są jakieś czarne listy (i jeśli tak, za co na taką się trafia)?
Berii: U nas proces doboru gości wygląda w ten sposób, że robimy burzę mózgów i zastanawiamy się kogo zaprosić. To kogo zapraszamy jest wypadkową różnych czynników. Najczęściej my sami czytamy czy oglądamy fantastykę i znamy różnych autorów, twórców, wiemy co nam się podoba i też obserwujemy w fandomie jakim zainteresowaniem cieszy się dany. Sami też jeździmy na inne konwenty, bierzemy udział w spotkaniach autorskich, w panelach dyskusyjnych i po prostu zwyczajnie siedzimy w temacie. My czarnych list nie prowadzimy, a jeśli już to jedynie unikamy współpracy z kimś kto w przeszłości nas zawiódł, wielokrotnie nie wywiązał się z jakiś ustaleń itp.
- Jak wygląda ta mniej radosna strona organizowania imprezy czy rozliczenia i reszta tzw. papierologii (jak np. dodatkowe zgody, umowy z wystawcami, księgowanie faktur etc.)?
Dono: Z mojej strony, najtrudniejszym procesem jest późniejsze wyegzekwowanie od partnerów biznesowych (patronaty medialne, sponsorzy) materiałów czy raportów, na które byliśmy umówieni. Często bywa tak, że po konwencie po prostu interesariusze zajmują się innymi tematami i opornie idzie im “wracanie” do tematu konwentu. Niemniej, w większości przypadków po przypomnieniu się od razu otrzymujemy to, na co się umawialiśmy.
Berii: Cóż, ja jako główna koordynatorka jestem bardziej pośrednikiem tej papierologii, ponieważ organizatorem jest Śląski Klub Fantastyki to moim zadaniem jest bardziej przekazanie wszelkich umów do podpisania do zarządu klubu. Również księgowością zajmuje się nasz klubowy skarbnik, który zawodowo zajmuje się księgowością, więc moim zadaniem jest dopilnowanie, żeby do niego trafiły wszystkie faktury.
- Jakie koszty i opłaty kryją się w cenie wejściówki na konwent?
Berii: W związku z tym, że ŚKF jest stowarzyszeniem non-profit to na organizacji konwentu nie zarabiamy. Przychód z wejściówek jest w całości przekazany na organizację konwentu. A więc zasadniczo w każdej wejściówce kryją się właśnie koszty związane właśnie z organizacją konwentu, takie jak np. wynajem szkoły, płatne atrakcje, hotel dla gości, dekoracje do konwencji itp.
- Spotkania organizacyjne przed wydarzeniem są dość oczywistą kwestią, ale czy macie spotkania post-organizacyjne, gdzie przeprowadzacie np. studium przypadku odnośnie tego, co się udało, co się nie udało i co z tym zrobić na przyszłość?
Dono: Jeśli chodzi o spotkania, w moim dziale w większości spotkania działowe odbywają się co tydzień w poniedziałek: omawiamy wtedy istotne kwestie, każdy przedstawia status swoich prac, zlecam wtedy działania na najbliższe dni oraz przeprowadzamy burze mózgów, które niezbędne są choćby w procesie tworzenia konwencji czy motywu przewodniego kolejnej edycji. Tuż przed konwentem mamy również jedno spotkanie, podczas którego ustalane są obowiązki podczas konwentu, a po konwencie przeprowadzam spotkania indywidualne z każdym z organizatorów, by porozmawiać z nimi, jak oceniają swoją pracę, co im się podobało w ich obowiązkach w danym roku a co nie. Co uważają, że można poprawić. Często korzystam też z ankiet. Wyniki takich rozmów i odpowiedzi z ankiet analizuję, przekazuję głównej koordynatorce i omawiam je na spotkaniu ewaluacyjnym całej organizacji.
Berii: Tak, po każdym konwencie mamy spotkanie podsumowujące, na którym omawiamy podsumowanie każdego z działu, co się udało, co nie i jak możemy to zrobić lepiej przy kolejnej edycji. Omawiamy również wyniki ankiety dla uczestników, którą udostępniamy konwencie. W ankiecie uczestnicy opowiadają co im się podobało, co wymaga poprawy. Takie informacje zwrotne dają nam wgląd też w to, jakie potrzeby mają nasi uczestnicy. Po poprzedniej edycji przygotowałam również ankietę dla całego zespołu, w której mogli ocenić m.in jak im się pracowało przy ŚDF, czy są z czegoś wyjątkowo zadowoleni przy organizacji ŚDF, czy odpowiadał im ich zakres obowiązków, albo jak im się współpracowało ze mną, główną koordynatorką, itp. Wyniki tej ankiety również omawialiśmy na zebraniu podsumowującym. Feedback, bez znaczenia czy pozytywny czy negatywny, jest dla nas bardzo istotny, bo pomaga nam się rozwijać.
- Dzielicie się gdzieś taką wiedzą czy to zostaje klubowym, wewnętrznym „know-how”?
Dono: Ja uważam, że wiedzą i dobrymi praktykami trzeba się dzielić. Swoich organizatorów szkolę i przekazuję moją wiedzę oraz doświadczenie, mimo iż wiem, że niektórzy robią również konwenty w innych organizacjach. Absolutnie mi to nie przeszkadza. Myślę, że tak to powinno działać: jeśli ktoś coś robi dobrze, to warto się tego od niego uczyć, a nie starać się wynaleźć koło na nowo. Takie podejście jest bardzo ograniczające i nierozwijające. A jednak ten rozwój jest dla mnie i mojego zespołu bardzo ważny.
Berii: My jesteśmy bardzo otwarci na dzielenie się swoją wiedzą. Nieustannie zachęcamy klubowiczów do zaangażowania się w organizację klubowych wydarzeń i oferujemy naszą pomoc, szkolimy i przystosowujemy nowe osoby do pracy samodzielnej. Ale nie tylko klubowiczów, bo w naszej organizacji są również osoby spoza ŚKFu, które nigdy wcześniej nie miały styczności z organizacją konwentów, a jednak ich to zainteresowało na tyle, że postanowili spróbować. Jesteśmy bardzo dumni z każdej osoby, bez znaczenia czy z klubu, czy spoza klubu, która do nas dołączyła i rozwinęła pod naszą opieką swoje umiejętności organizatorskie.
- I na koniec, co poradziłybyście osobom, które chcą zacząć swoją przygodę z organizowaniem konwentów?
Dono: Przede wszystkim: “Nie bójcie się, bawcie się tym!”. Konwenty mają być zabawą i przyjemnością nie tylko dla uczestników, ale również dla organizatorów. W końcu my również jesteśmy fanami i robimy to pro-bono, dając trochę siebie innym ludziom. Organizacja imprez tego typu to dla wielu osób wyzwanie, wyjście ze strefy komfortu, sposób na nauczenie się czegoś, ale także okazja do poznania ludzi i odnalezienia przyjaźni.
Przy ŚDFach kierujemy się tym, że chętnie otwieramy się na nowych członków, którzy chcą po prostu robić coś fajnego – my przyuczamy, pokazujemy co i jak i prowadzimy przez cały proces tak, by ta osoba czuła się pewnie i nauczyła się robić konwent. Bo w tym naprawdę nie ma nic trudnego – najważniejszy jest zapał, poczucie odpowiedzialności, chęć do działania i otwarta głowa. Te cechy już świadczą o tym, że taka osoba sprawdzi się w organizowaniu konwentów. Jeśli ktoś z czytelników chciałby zrobić swój pierwszy konwent, to śmiało do nas piszcie, na pewno znajdziemy dla was taki obszar i stanowisko, na którym rozwiniecie swoje skrzydła!