FAQ – Organizacyjne

0

Wszystko to czego nie wiedziałeś, a bałeś się zapytać – część III

  1. Co składa się na organizację konwentu?
  2. Co zrobić by goście przyjechali na nasz konwent (reklama)?
  3. Czy istnieje jakieś ogólne forum twórców konwentów?
  4. Czy warto zabrać się za organizację konwentu i kto powinien to robić?
  5. Informator konwentowy
  6. O identyfikatorach słów kilka
  7. Skąd wziąć program i jego twórców?


Co składa się na organizację konwentu?

Na organizację konwentu składa się przede wszystkim program, teren imprezy (najczęściej szkoła), organizatorzy i uczestnicy. Przy tworzeniu imprezy fantastycznej pomocna jest również dobra reklama, zaplecze sanitarne i aprowizacyjne, oraz ochrona. Sami organizatorzy zwykle dzielą się na tych głównych (sprawujących pieczę nad wszystkim), obsługę oraz ochronę. Uczestnicy konwentu także są zwykle podzieleni na gości, twórców programu i zwykłych uczestników.

Tompaluch



Co zrobić by goście przyjechali na nasz konwent (reklama)?

Odpowiednie zareklamowanie konwentu jest sprawą niezwykle ważną, zwłaszcza w przypadku pierwszych edycji imprezy, gdy nie ma ona jeszcze wyrobionej marki. W takich przypadkach zazwyczaj i budżet, jaki organizatorzy mogą przeznaczyć na ten cel nie jest zbyt duży, należy oprzeć więc swoje działania reklamę darmową lub tanią.

Pierwszą rzeczą, jaką konwent powinien posiadać jest strona internetowa. Ważne jest by nie pojawiła się ona tydzień przed imprezą i odstraszała wyglądem i pustkami, a była choćby półprofesjonalnie wyglądającą witryną, często aktualizowaną i zawierającą docelowo jak najwięcej informacji o konwencie, jak to możliwe. Wykonanie i prowadzenie takiej strony to spora praca. Na szczęście zazwyczaj wśród organizatorów lub ich znajomych znaleźć można osoby, które się choć trochę na tym znają – w innym przypadku sprawa jest trudna. Warto jednak się postarać – strona konwentu to właściwie jego jedyna wizytówka, gdy jest wykonana dobrze i „żyje”, odwiedzający ją mają prawo wierzyć, że i sam konwent będzie porządnie zrobiony – jeśli natomiast strona będzie odrzucać, odwiedzający ją raczej nie będą chętni na odwiedzenie imprezy.

Kolejnym sposobem na reklamę jest umieszczanie informacji o konwencie na największej ilości forum internetowych – oczywiście jeśli ich tematyka zgodna jest z tematyką konwentu i jest to dozwolone przez regulamin forum. Dobrze by było, by nie było to jednorazowe posty, a ciągła informacja połączona z odpowiedziami na zadawane tam pytania.

Rzeczą oczywistą jest również, że informacje o konwencie i większych aktualizacjach strony konwentowej, warto wysyłać jako „nowości” do wszelkich portali, których tematyka na to pozwala. Taki news obejrzy naprawdę wiele ludzi.

Informacje o konwencie warto również podesłać do lokalnych środków masowego przekazu jak radio, gazety, itp. Istnieje bardzo duża szansa na pojawienie się darmowej notatki o imprezie, czy nawet pojawieniu się na niej przedstawicieli mediów.

Dobrym pomysłem jest znalezienie patrona medialnego, ba nawet kilku z różnych grup mediów (osobno Internet, osobno gazety). Zwrócenie się o pomoc do lokalnych Domów Kultury, itp. – również pomaga – ich zasoby finansowe są znacznie większe niż konwentu.

Warto również zainwestować w plakaty informujące o konwencie. Wydruk czarno-białej kartki A4 o nawet porządnej jakości to nie duży koszt. Plakaty te można rozwiesić w miejscach takich, jak sklepy RPG (itp.), kluby, domy kultury, wyższe uczelnie, licea, gimnazja – zależy to od tego, kogo właściwie na konwent chcemy zaprosić. Zawsze jednak należy spytać o pozwolenie na wywieszenie plakatu (chyba, że robi się to w specjalnie do tego celu stworzonym i oznaczonym miejscu)! Naprawdę rzadko można się spotkać z odmową. Wyższe uczelnie często posiadają specjalne biura, do których się należy o pozwolenie zgłosić, czasami miejscem „na plakaty” dysponują organizacje studenckie, które też go raczej nie odmówią.

Nieoceniona jest także reklama pantoflowa, czyli informowanie jak największej ilości znajomych o konwencie. Wielu z nich powie o nim swoim znajomym, itd. Wpływ tej reklamy jest ogromy podczas kolejnych edycji imprezy, kiedy to poprzez ten kanał wędrują zarówno opinie pochlebne, jak i negatywne o konwencie.

Konwenty, które odbywają się kolejny raz z rzędu, nie powinny zapominać o swojej historii i udostępniać zdjęcia i relacje, z poprzednich edycji, tak by pokazać – jak to się u nich ludzie dobrze bawili… A jeśli się nie bawili dobrze? No to chyba się lepiej nie przyznawać :)

borg



Czy istnieje jakieś ogólne forum twórców konwentów?

Tak. Jednym z takich miejsc jest mailowa lista dyskusyjna Koordynatorów Konwentów. Więcej o niej można znależć w w tym artykule.

Drugim to nasze serwisowe Forum, na które serdecznie zapraszam.

borg



Czy warto zabrać się za organizację konwentu i kto powinien to robić?

Oczywiście warto. Konwent daje jego organizatorom mnóstwo satysfakcji i możliwości spełnienia się. Stworzenie tego typy imprezy to sprawa bardzo złożona tak, więc pole do manewru znajdą tutaj ludzie uzdolnieni w bardzo wielu różnych kierunkach. Konwent powinni organizować rzecz jasna sami miłośnicy fantastyki, którzy jeżdżą na tego typu imprezy, (choć nie jest to regułą). Warto też poprosić o pomoc i radę specjalistów od potrzebnych nam dziedzin np. reklamy, ochrony, żywienia itp. Należy pamiętać, że konwenty w większości powoływane są do życia przez amatorów dla amatorów. Z tego powodu należy przede wszystkim uzbroić się w cierpliwość, dużo dobrej woli i nie wymagać od współorganizatorów dyplomów potwierdzających ich kwalifikacje w określonych dziedzinach.

Tompaluch



Informator konwentowy

Poza identyfikatorem, najczęściej jest to jedyna pamiątka, która pozostaje po konwencie. Dlatego ważne jest, aby utrwalał pozytywne wrażenie z imprezy.

Koszt Informatora jest jednak bardzo duży, zwłaszcza, jeżeli zostanie on wydrukowany w kolorze i na papierze wysokiej jakości. Ale dla pozytywnych wspomnień uczestników chyba warto? Tworząc Informator należy pamiętać o tym, żeby był on przejrzysty i czytelny, a także, żeby zawierał wszystkie najpotrzebniejsze informacje o konwencie.

Na początku winien znajdować się wstęp-przywitanie organizatorów z uczestnikami. Jest to niezmiernie ważne w sytuacji, gdy w programie nie przewidujecie oficjalnego rozpoczęcia. Dalej mile widziane jest krótkie info o Organizatorach. Ludzie lubią wiedzieć komu zawdzięczają mile spędzony czas oraz do kogo się zwrócić z nurtującymi ich problemami. Poza tym niezwykle miło jest zobaczyć swoje nazwisko w takim miejscu.

Najważniejszą częścią Informatora jest jednak plan prelekcji. Powinien znajdować się on w dwóch formach – rozpisce czasowej, kolejno punkt po punkcie (tutaj często dodaje się opis o czym dokładniej będzie dana atrakcja) oraz jako tak zwana „kratka” – czyli tabelka w której punkty programu są ułożone w relacji czasu i miejsca.

Niezmiernie ważny jest również plan budynku, w którym odbywa się cały konwent. Ułatwi on poszukiwanie miejsc z atrakcjami, które interesują uczestników oraz skróci czas potrzebny na przemieszczenie się z sali do sali. Nie można zapominać także o Regulaminie imprezy!

Na koniec należy zamieścić informacje o sponsorach i organizacjach, które pomagały w promocji imprezy. Często jest to dla nich jedyną zapłatą za pomoc, a taka forma reklamy jest niezbędnym minimum okazania im wdzięczności.

Jeżeli konwent znajduje się z dala od dworców środków komunikacji, to mile widziane będą informacje np. o autobusach, które ułatwią konwentowiczom powrót do domu. O ile nie jest to jakimś niezbędnym wymogiem, o tyle z pewnością pozwala zyskać w oczach uczestników.

Na koniec pozostaje kwestia dodatków. O tym czy potrzeba zamieszczać w Informatorze opowiadania, czy nie, toczy się wiele jałowych sporów. To z pewnością dodatkowa atrakcja, ale prawda jest taka, że na dobrym konwencie uczestnik i tak nie będzie miał czasu, aby to przeczytać… Dodatkowe ilustracje i wstawki komiksowe, pozwolą odpocząć oczom od suchego tekstu i na pewno pozytywnie odbiją się na ogólnym wrażeniu czytelnika.

BAZYL



O identyfikatorach słów kilka

Jedną z podstawowych rzeczy, jakie otrzymuje konwentowicz przy wejściu na konwent jest jego identyfikator. To właśnie on pozwala mu potem bardziej lub mniej swobodnie poruszać się po terenie konwetu.

Generalnie na konwentach stosowane są dwa typy identfikatorów. Pierwszy z nich to zaopatrzone w zapinkę oraz agrafkę plastikowe identyfikatory o wymiarach 57×90 mm w które można wsunąć wydrukowaną karteczkę (identyfikator właściwy). Plastikowe identyfikatory zakupić można w hurtowniach sprzętu biurowego – ceny są różne, zazwyczaj jednak oscylują pomiędzy 35-40gr brutto za sztukę.

Drugim popularnym identyfikatorem, jaki funkcjonuje na konwentach jest identyfikator laminowany. To po prostu zalaminowana i wycięta kartka papieru. Zazwyczaj zawiesza się ją na szyji po zrobieniu w niej dziurek dziurkaczem biurowym na wstążeczce lub za pomocą przyklejonego doń klipsu (podobnego do tego w plastikowym identyfikatorze). Koszt wykonania tego rodzaju plakietek jest różny. Należy bowiem przede wszystkim zaopatrzyć się w laminator (koszt około 150zł) i koszulki (około 30zł za 50 sztuk A4). Nie należy także zapominać o koszcie wstążki (1m na jeden ID, cena bardzo zróżnicowana, od około 10gr/m) lub klipsu (10-20gr/szt).

Celowo pominąłem ceny wydruku samej karteczki w identyfikatorze, gdyż ta ma po prostu za dużą rozpiętość.

Jaki z tych dwóch identyfikatorów wybrać?

Moim prywatnym wyborem jest laminowany, gdyż pozwala na większą dowolność (wymiary, kształt) i jest chyba ciut ładniejszy. Czasami jednak jego cena może wyjść większa od wersji plastikowej, czasami – laminarka potrafi się spalić, albo niedokładnie zalaminować identyfikator. Dla mniejszej ilości gości łatwiej zakupić gotowe identyfikatory plastikowe.

Jeszcze kilka słów o samym wyglądzie identyfikatora.

Tu liczy się przede wszystkim funkcjonalność. Funkcja osoby noszącej identyfiakator powininna być rozpoznawalna z daleka – dlatego też najlepiej wykonywać je z innym kolorem przewodnim dla orgów (zazwyczaj czerwień), uczestników, itp. (najłatwiej drukować je po prstu na kartkach różnego koloru, gdy nie stać nas na druk kolorowy). Drugą rzeczą na którą warto zwrócić uwagę jest pozostawione miejsce na wpisanie ksywy uczestnika konwentu – jego brak irytuje. Należy pamiętać także o sprawach oczywistych, jak choćby nazwa konwentu, opis typu wejściówki. Przy laminowanych plakietkach warto zwrócić uwagę na to, iż będą one dziurkowane (jeśli będą) – warto wtedy rozmieścić tak grafikę na kartce, by dziurki za nadto jej nie zniszczyły.

borg



Skąd wziąć program i jego twórców?

Pierwszym i oczywistym są Organizatorzy oraz ludzie z nimi związani (np. członkowie klubu współorganizującego konwent). Tacy twórcy mają ważną zaletę – są zazwyczaj ludźmi pewnymi. Orgowie zazwyczaj ich znają (w końcu razem robią konwent), mogą się z nimi spotykać twarzą w twarz, pilnować ich, itd. Jakość przygotowywanych przez takich ludzi prelekcji, jest różna i zależy od ich predyspozycji – jest jednak ona znana Organizatorom – co jest wielkim ułatwieniem w układaniu programu. Tacy ludzie mogą również przygotowywać prelekcje zapasowe, które wchodzą w program na miejsce tych, które z różnych przyczyn wypadły.

Drugie źródło nabór przez Internet. Praktycznie zawsze na stronach konwentów można znaleźć informację o poszukiwaniu prelegentów. Praktycznie też zawsze znajdą się chętni – zależy to jednak od renomy konwentu lub jeśli jest on nowym tworem od jego zareklamowania (bo konwent trzeba zareklamować zarówno przyszłym gościom, jak i prelegentom – którzy przecież przez 95% czas są zwykłymi gośćmi konwentu). Oczywiście przyszłym twórcom należy zaoferować coś w zamian – zazwyczaj są to zniżki w cenie wejściówki za konwent. Zniżki są różne od np. 100% za 1 godzin programu, czy za 2 godziny. czy 50% za X godzin, … – zależy to głownie od renomy i wyjściowej ceny akredytacji. W ten sposób można praktycznie zbudować cały program, jednak przed Organizatorami stoi trud rozpoznania spośród zgłoszeń ludzi, którzy się nie wycofają w ostatniej chwili (a pewności tej nie ma nigdy) oraz znają się na rzeczy, o której mają mówić.

Trzecie źródło programu to wszelkie wydawnictwa, sklepy, także portale internetowe. Współpraca z nimi może zapewnić sporo programu – nie koniecznie prelekcji, ale też prezentacji, pokazów, itp. Jest to również źródło pewne, choć zdarzają się też wyjątki.

Nie należy zapominać także o różnych klubach i organizacjach działających w okolicy. Dzięki nim można np. zorganizować turnieje bitewne, karciankowe, itp.

Na konwent zapraszać można także, tzw. gości specjalnych – autorów książek, podręczników, sławy fandomu. Mają one co prawda czasami spore wymagania (zwrot kosztów podróży, noclegu) – ale często warto jest wydać te parę złotych.

Ostatnie źródło – inne konwenty – warto po usłyszeniu dobrej prelekcji podejść do prowadzącego i zaprosić go na swój konwent, jako prelegenta. Podobnie można zapraszać inne osoby, o których się wie, że robią dobre prelekcje.

borg

Podziel się.