Jak to jest być main orgiem, dobrze? – relacja z Asuconu XX-lecie oczami organizatora

0

Ludzie, dowiadując się, że jestem głównym organizatorem konwentu, często pytają mnie o szczegóły zza kulis i różne sprawy z tym związane. To nie jest coś, na co można odpowiedzieć krótko i zwięźle. Ja z kolei wiem, że od tego tematu nie da się uciec. Dlaczego więc nie wykorzystać tego, że jestem jednocześnie redaktorem i nie napisać relacji z konwentu, ale od tej drugiej strony? Szybko, zanim dotrze do mnie, że to bez sensu.

Kto pojedzie po kubeczki?

Praca przy konwencie zaczyna się na wiele miesięcy przed właściwym wydarzeniem i kosztuje naprawdę sporo czasu i wysiłku. Jednak aby ten tekst miał określoną długość i nie zanudzić czytelnika szczegółami organizacyjnymi, skupię się tylko na opisie finalnego etapu przygotowań, tuż przed samą imprezą.

Ludzie siedzący w branży mawiają, że konwent bez kryzysu to nie konwent i choć zawsze staramy się przewidzieć i zapobiec wszelkim możliwym problemom, to i tak zawsze nas coś zaskakuje. Odkąd Asucon odrodził się po drugiej dłuższej przerwie, zawsze na tzw. „za pięć dwunasta” przytrafia się niesamowita przygoda. W 2017 roku była to mała powódź, gdy w nocy podczas stawiania konwentu pękła rura od bojlera w szkolnej łazience. Na szczęście nie było jeszcze uczestników, więc nikt z zewnątrz o tym nie wiedział (ups, czy ja się właśnie wygadałem?). W 2018 po odebraniu informatorów z drukarni okazało się, że źle została wydrukowana rozpiska godzinowa programu – dwa razy ta sama strona. Noc przed konwentem dodrukowywaliśmy brakującą stronę na własnych drukarkach, a że potrzebne było 800 sztuk, to trochę to zajęło.

W tym roku był kryzys kubeczkowy. Wystawca, który miał przyjechać i zrobić je nam na miejscu, miał wypadek na motocyklu i nie mógł się pojawić. Niestety wiadomość ta dotarła do nas na trzy dni przed konwentem. Pół biedy, że nie mielibyśmy merchu na sprzedaż, większy problem stanowiło to, że obiecaliśmy VIP-om kubeczki w ich pakiecie konwentowicza. Ich brak byłby sporym ciosem wizerunkowym. – Oj, będą posty na Hejted: Fandom – zażartował ktoś z ekipy.   

Na szczęście naszej specjalistce od zaopatrzenia udało się znaleźć dostawcę. Warunek: odbiór osobisty w piątek do godziny 15:00 (konwent oficjalnie startuje w sobotę) w miejscowości oddalonej jakieś 100 km od Chorzowa. Znalezienie wolnej osoby z samochodem, która pojedzie na taką wyprawę w standardowych godzinach pracy było nie lada wyzwaniem, ale udało się dzięki pomocy zaprzyjaźnionej helperki. Fleur, jeśli to czytasz, masz pozdrowienia :)

Dzień 0 – budowanie i chillout

W końcu nadchodzi czas, w którym kończy się praca przy komputerze i zaczyna praca fizyczna. To czas, w którym pora przenieść wszystkie plany z głowy i papierów na teren konwentu. Asucon, jak większość małych i średnich imprez, odbywa się w szkole. Całość operacji rozstawiania konwentu zaczyna się od oficjalnego przejęcia budynku, czyli podpisania protokołu zdawczego i przekazania kluczy. Potem należy przejść się po wszystkich salach i korytarzach oraz porobić zdjęcia. Po co? Żeby wiedzieć, jak wszystko na powrót ustawić po zakończeniu konwentu oraz mieć w razie czego podkładkę przed dyrekcją, gdyby zarzucono nam, że coś jest inaczej niż było. Potem już tylko pożegnanie z panią referent, która rzuca żartobliwie: „Tylko, żeby w niedzielę ta szkoła nadal tu stała” i zostajemy sami – organizacja i helperzy. Zaczyna się wielkie wynoszenie ławek i krzeseł, ustawianie, przestawianie, czyli tzw. logistykon. Tutaj tytaniczną pracę wykonują helperzy. Doceniajmy ich na konwentach, bo nie jest to łatwa funkcja, a bez nich żadne wydarzenie nie mogłoby się odbyć. Robiąc trzecią edycję w tym samym miejscu, mamy już opanowany plan działania, więc wszystko przebiega sprawnie i szybko. Do godziny 20:00 mamy już przygotowane kluczowe części szkoły i jesteśmy gotowi na wpuszczenie pierwszych użytkowników: osób, które wykupiły opcję wcześniejszego noclegu, części vipów, wystawców, mediów czy twórców atrakcji. Dokańczamy co mamy zrobić i około godziny 23:00 ekipa ma wolne. Na warunki konwentowe to dobry czas. Ja jeszcze siedzę w orgówce i zmieniam ikony w aplikacji Konwencik.   

Lubię dni zerowe, a jako organizator lubię je szczególnie. Jest niewiele osób, więc po skończonej pracy można na spokojnie porozmawiać i w kameralnej atmosferze naładować    baterie przed kolejnym dniem, kiedy to… oj, dzieje się. Ale najpierw prysznic, na razie jeszcze bez kolejki, i do spania.     

Intensywna sobota

W końcu nadszedł właściwy dzień konwentu, zgodnie z planem program startuje od 10.00, ale już godzinę wcześniej zaczynamy wpuszczać ludzi, a dwie godziny wcześniej VIP-ów i osoby funkcyjne. Oczywiście ekipa organizatorów, w tym ten główny, jest już na nogach dużo wcześniej. Zanim konwent ruszy, trzeba zrobić finalny obchód po salach i sprawdzić, czy wszystko jest gotowe na przyjęcie prelegentów. Tradycyjnie zawsze musi coś nie grać, np. szkolny rzutnik nie chce się połączyć z laptopem, jest problem z kablem, itd. Na szczęście wszystko udaje się rozwiązać i program rusza bez opóźnienia. Pierwszy ważny check-point zaliczony.

Logistykę mamy pod kontrolą, woda dla prelegentów w salach jest, środki czystości i papier w łazienkach są, kolejka przed szkołą rozładowuje się sprawnie. Przychodzi czas do wystawienia dmuchanego basenu przed szkołą i okazuje się, że nie na nikogo wolnego w pobliżu… W sumie, mogę zrobić to sam, no, może nie całkiem sam. I tak główny PRowiec bierze się za pompkę i pompuje basen, a ja idę z panią z portierni do piwnicy po węża i podłączamy go do wody. Napełnianie trochę trwa, ale można przynajmniej chwilę odetchnąć. Na godzinę 14:00 mamy zaplanowaną próbę Gali Asuconu, w której powinna wziąć udział większość organizacji. Jest to łatwiej powiedzieć niż zrobić, gdyż wszyscy są gdzieś zabiegani. Sam zresztą ciągle jestem w ruchu: a to trzeba wyjść po gościa, a to pomóc mu z noszeniem rzeczy. Kiedy jest moment, gdy nic się nie dzieje, dzwoni telefon i w słuchawce słyszę: „Wieża, jest sprawa…”. Taki już żywot organizatora.

Udaje się zebrać trzon organizacji w jednym miejscu przed godziną 14:00. Niestety okazuje się, że próba NanoKarrin przedłuża się i nie ma szans wejść teraz na aulę. Trudno, zrobimy próbę o 20:00 po skończonym konkursie cosplay. Aula jest naszym oczkiem w głowie, ale ciąży nad nią jakieś fatum. Jest całkiem dobre oświetlenie, w miarę przyzwoite nagłośnienie i niestety wiekowa instalacja elektryczna. Na co dzień nie przeszkadza to szkole w normalnym funkcjonowaniu, lecz w warunkach konwentowych, kiedy cały sprzęt na auli działa na pełnej mocy, zdarzają się awarie. Na szczęście było ich mniej niż rok temu po kłopotach ze streamem i nasi technicy wiedzą już, gdzie się wpiąć, aby nie wywaliło korków, ale wciąż mieliśmy pewne zawirowania z nagłośnieniem. Przez to właśnie NanoKarrin musiało przedłużyć próbę, aby wszystko dobrze ustawić.

Nadchodzi dla organizacji luźniejsza pora, kiedy udaję się rozładować listę zadań z pierwszej połowy dnia. Jeśli nic złego się nie wydarzy, do konkursu cosplay powinno być spokojnie. A właśnie – konkurs. Jest to dość duże wyzwanie logistyczne. To, co dzieje się na scenie i za kulisami, zostawiam naszym technicznym i głównemu organizatorowi konkursu, sam natomiast biorę dwóch helperów i zabieramy się za zarządzanie tłumem, który zaczyna się ustawiać już pół godziny przed planowym rozpoczęciem. Kolejka ustawiona, helperzy stoją przed drzwiami, pilnując wejścia, a ja czekam na sygnał od organizatora cosplayu, że wszystko jest gotowe. Stanowisko jury przygotowane, uczestnicy czekają za kulisami, mikrofony sprawdzone, w końcu dostaję zielone światło i zaczynamy wpuszczać ludzi na widownię. To zawsze jest niewiadoma, czy przyjdzie ten nieprzyjemny moment, że będzie trzeba kogoś odesłać. Często wtedy uczestnicy mówią „ale ja sobie stanę gdzieś tam z boku, mogę usiąść na ziemi”. Niestety, ze względów bezpieczeństwa przejścia i drogi ewakuacyjne muszą być wolne, więc nie możemy się zgodzić na taki układ. Na szczęście w tym roku liczba chętnych i ilość miejsc na sali wychodzą dokładnie na styk, więc wszyscy mogą obejrzeć konkurs na żywo. Kolejni uczestnicy prezentują swoje scenki, Madlencia zabawia publikę jako prowadząca, a ja liczę, że uda mi się dotrwać na auli do końca, a przynajmniej do obrad jury, podczas których wystąpią idolki z Shireko Project. Dostaję jednak telefon od grupy Inferis, że właśnie przyjechali i proszą o wskazanie miejsca, gdzie mogą się rozstawić z samochodem. No cóż, służba nie drużba, obejrzę sobie później restream występu na YouTube.      

Konkurs kończy się i można w końcu przeprowadzić przesuniętą próbę gali. Jest dużo szczegółów, które trzeba zgrać: momenty, w których poleci muzyka, kiedy ludzie wchodzą na scenę, przećwiczenie wręczenia Askara, prezentację organizacji i wreszcie moment, kiedy na aulę wjedzie tort. Chcąc, aby wszystko wyszło jak należy, nie można niczego pozostawić przypadkowi. Mamy szczęście, że cosplay skończył się przed czasem, bo mógłby być problem z wyrobieniem się ze wszystkim. Gala ruszyła, a mnie pozostało tylko przebrać się w coś bardziej odpowiedniego i czekać za kulisami na wywołanie na scenę.

Przemawianie publiczne nie jest czymś, do czego jestem przyzwyczajony, ale chyba nie poszło mi tak źle. Nie będę opisywać całej gali, przeczytacie o tym w standardowych relacjach i zobaczycie na zdjęciach. Po gali została jeszcze ostatnia ważna atrakcja, będąca jej zwieńczeniem, czyli fireshow grupy Inferis. Szczerze powiedziawszy, przeszedł on moje najśmielsze oczekiwania, powiem nawet, że był to chyba najlepszy pokaz ognia, jaki widziałem na żywo. Szkoda, że stosunkowo niewielu uczestników przyszło go oglądać. Ci co przegapili, mają czego żałować. Na koniec występu miałem jeszcze wyjść i zapalić przygotowaną przez grupę liczbę 20 (naprawdę miły moment). Potem jeszcze kilka zdjęć, poczekanie aż ludzie się rozejdą, zamknięcie szkoły i nadchodzi wielka ulga. Wszystko, co miało być zrobione w tym dniu, zostało zrobione i można było w końcu odetchnąć, pogadać ze znajomymi i trochę się odstresować.

Niedziela, czyli czas pożegnań

Niedziele z reguły są na konwentach spokojniejsze niż soboty i tak było też u nas. Oczywiście, wciąż zostało jeszcze dużo atrakcji i punktów programu, ale już ludzi mniej i wszyscy gdzieś mają z tyłu głowy, że za chwilę wszystko się skończy. Zanim jednak faktycznie będzie finisz, jest jeszcze dużo pracy. Praktycznie od samego rana akredytacja zaczyna robić zwroty za przeprowadzone punkty programu, goście się powoli rozjeżdżają, potem przychodzi czas na wystawców. Tego dnia staram się zebrać opinie o konwencie i zamienić choć kilka słów z tymi, z którymi nie było okazji wcześniej. Jury i goście opowiadają, że dawno nikt o nich tak nie zadbał i są naprawdę zadowoleni. Najwyraźniej więc jako gospodarze sprawdziliśmy się dobrze.

Tymczasem zaczynają się przygotowania do sprzątania szkoły. Wywieszono kartki, że należy opuścić sleeproomy do godziny 12:00 i kilka minut po południu brygady helperów z miotłami i mopami wkraczają do akcji. Musimy się jeszcze pozbyć reszty zupek, które dostaliśmy od sponsora Oyakaty, więc organizacja robi szybki rajd po korytarzach, rozdając ludziom to, co zostało. W końcu nadchodzi ten moment, że w murach szkoły znów zostają tylko organizatorzy i helperzy. Składanie szkoły jest trudniejsze niż jej rozkładanie, bo dochodzi cała masa śmieci, jaką trzeba wyrzucić, podłogi, które należy umyć, no i sił jest już znacznie mniej niż na początku. Ci, którzy nie sprzątają, pakują rzeczy do samochodów –    trzeba je będzie wywieźć do siedziby klubu. Około godziny osiemnastej na miejscu zjawia się szkolna pani referent, która potem robi obchód, sprawdzając każdą salę. Na szczęście wszystko jest w porządku, żadnych strat nie zanotowano. Kilka minut po 19:00 oddaję klucze do szkoły i jesteśmy wolni. Zmęczeni, niektórzy nawet zmęczeni i zadowoleni, rozjeżdżamy się do domów.

Konwent skończony? Niezupełnie

To jest ten fragment, w którym zwykle recenzent wyraża swoją opinię o konwencie i dokonuje subiektywnej oceny. Jako że głupio oceniać swój własny twór, powiem zamiast tego, co dzieje się, gdy mury szkoły opuści ostatnia osoba. Mogłoby się wydawać, że jest to definitywny koniec konwentu. Otóż nie do końca. To jest jak ze wspinaczką górską, zdobywa się szczyt, jest pięknie, ale trzeba jeszcze zejść, nie zabijając się po drodze.

Po tym jak większość organizacji w końcu może przespać przyzwoitą ilość godzin w przyzwoitych warunkach, zaczyna się wielkie liczenie i papierkowa robota. Poznajemy dokładną ilość uczestników, przychodzi czas na opłacenie kluczowych wydatków, czyli wynajem budynku i ochrony. Trzeba rozliczyć resztę osób, którym jesteśmy coś winni. Generalnie to jest etap, w którym mainorg nie ma już tyle do roboty. Pierwsze skrzypce grają teraz skarbnik i koordynator akredytacji. Poznajemy odpowiedź na najważniejsze pytanie, czyli czy konwent się zwrócił. Jeśli mamy nadwyżkę, to nie oznacza wcale, że teraz organizacja jedzie na wakacje czy kupuje sobie nowe komputery. Śląski Klub Fantastyki zawsze działał na zasadzie non-profit, tzn. nawet jeśli jest zysk, to jest on przeznaczany na cele statutowe, więc odpowiadając na pytanie ciekawskich: nie, my na tym nie zarabiamy.

W końcu dochodzimy do ostatniego etapu życia konwentu, czyli zebrania podsumowującego. Generalnie są tutaj dwie szkoły. Jedne organizacje wolą to robić „na gorąco” tuż po skończeniu konwentu, nawet jeszcze tego samego dnia co zwrócenie budynku. Inne z kolei wolą się spotkać dopiero po jakimś czasie, gdy emocje już opadną i do pewnych spraw podchodzi się z większym dystansem. W ŚKFie wolimy tę drugą opcję. Co się dzieje na takim zebraniu? Dzielimy się tym, co nam wyszło, a co nie, omawiamy feedback od uczestników z ankiety pokonwentowej, analizujemy zaistniałe problemy i myślimy, co zrobić, aby się nie powtórzyły oraz czynimy wstępne plany na przyszłość, mianowicie czy kolejny Asucon się odbędzie. Tu zawsze jest nutka niepewności, gdyż co się wydarzy na takim zebraniu nigdy nie sposób przewidzieć. Co rok to niespodzianka. Zwykle po części oficjalnej przychodzi czas na afterparty w którejś z katowickich knajp. Potem kolejne 2-3 miesiące to obowiązkowy etap wyciszenia. Trzeba podleczyć nadwyrężone nerwy, ponadrabiać sprawy prywatne, które przed konwentem musiały zejść na boczny tor. Tu zwykle są jakieś zmiany w organizacji ponieważ ktoś definitywnie postanawia odejść, ktoś nowy dochodzi i krąg życia wciąż trwa.

A odpowiadając na pytanie z nagłówka, to nie tak, że dobrze albo że niedobrze…

Podziel się.