Piątkowy Felieton Diabła: Ilu orgów trzeba do wkręcenia żarówki?

0

Właśnie zacząłem czytać KONteksty, czyli zbiór tekstów o organizacji konwentów, opublikowanych w ramach KONgresu 2018. W większości wypadków to wartościowa lektura dla każdego, kto myśli o stworzeniu swojego wydarzenia fanowskiego, ale… No właśnie, ale.

Od początku walczyłem o to, żeby KONgres był imprezą, która mocno odpowiada na zapotrzebowanie organizatorów małych konwentów. W ogólnym rozrachunku wszystko zmierza w tym kierunku. Nowi organizatorzy też mogą wiele zyskać.

Jednak we wstępniaku do KONtekstów dostaję w twarz tekstem, że dzisiaj do organizacji konwentu potrzeba nie wiadomo jak dużo ludzi, ogromnego know how i kontaktów. O ile z dwoma ostatnimi trudno się spierać, tak potrzeba wielu organizatorów jest dla mnie absurdem.

Robię konwenty od 11 lat, w fandomie aktywnie działam od 14. Swój pierwszy konwent przygotowaliśmy w 3 osoby, na kompletnym przypale, bez większej wiedzy. Na pierwszy Porytkon przyjechało trochę ponad 100 osób. Głównie nasi znajomi, namówieni przez nas samych.

W życiu bym nie pomyślał, że do zrobienia małego, lokalnego konwentu potrzebuję więcej niż pięciu organizatorów. Oczywiście, nie zaszkodzi, jeśli będzie ich więcej, ale wystarczy ich dokładnie tylu. Pięciu.

Przekonywanie, że trzeba większej liczby jest dla mnie działaniem na szkodę środowiska fanowskiego. Odstrasza to nowe osoby od stworzenia swoich imprez, a ja lubię różnorodność. W roku mamy tyle konwentów właśnie dlatego, że ludzie nie boją się ich robić. Wychodzą różnie, ale nie dlatego, że organizatorów było za mało, ale dlatego, że brakowało im wiedzy o tym, co może pójść nie tak.

Dlaczego akurat piątka? Załóżmy, że chcemy zrobić pierwszą edycję wydarzenia w Pcimiu Dolnym. Przewidujemy, że trafi do nas od 100 do 200 osób, w końcu nikt o nas nie słyszał i ludzie mają do nas daleko. Przygotować trzeba sporo, ale w pierwszej kolejności musimy w naszej grupie pięciu osób podzielić się obowiązkami.

Organizatorzy w trakcie konwentu.

Ustalamy zatem, że jedna osoba jest koordynatorem głównym. Będzie zajmować się kontaktem z miastem, potencjalnymi lokacjami na wydarzenie, budżetem imprezy oraz będzie spinać pracę reszty osób. Bycie koordynatorem głównym to największa odpowiedzialność, dlatego warto, żeby to była osoba z głową na karku, niekoniecznie ta, która najbardziej chce.

Drugi organizator zajmie się koordynacją programu konwentu. Spocznie na nim aktywne poszukiwanie twórców programu i atrakcji, przygotowanie tabeli programowej oraz zapraszanie gości (o ile nas na to będzie stać). Osoba ta powinna mieć trochę kontaktów w środowisku fanowskim, żeby jej praca była łatwiejsza.

Może zdarzyć się, że ktoś w zamian za atrakcję na cały konwent zażyczy sobie plakietki organizatora. Należy jej odmówić dość stanowczo. Osoba, która jest spoza grupy i robi jedną dużą atrakcję, wcale nie musi być organizatorem. Tak naprawdę wystarczy jej darmowe wejście, a jak atrakcja jest kosztowna, pokrycie jej kosztów. Lepiej, żeby takie osoby nie miały plakietki organizatora. Uczestnicy myślą, że każdy osobnik w czerwonej koszulce może im pomóc, ale w tym wypadku mogą się rozczarować. Ludzie od tej atrakcji będą wiedzieli rzeczy tylko z nią związane i to na niej będą się skupiać.

Trzecia osoba obejmie obowiązki koordynacji wolontariuszy (gżdaczy, helperów, patrolu). Poza aktywnym pozyskiwaniem osób do tych funkcji, taka osoba musi przygotować ich grafiki, przypilnować akredytacji, pomagać im w pracy na samej imprezie. Tej osobie też przydadzą się znajomości w środowisku fanowskim.

Czwarta osoba to osoba odpowiedzialna za reklamę imprezy. To najtrudniejszy kawałek chleba ponieważ działania marketingowe nie są w prosty sposób mierzalne. Osoba taka zajmie się kontaktami z mediami, social mediami, treścią na stronie www (tę najlepiej zlecić komuś z zewnątrz lub postawić prostą witrynę na wordpressie, to naprawdę nie jest trudne). W trakcie imprezy to najpewniej ta osoba będzie udzielać wywiadów, ale umówmy się, że szansa na periodyk inny niż lokalny jest bardzo niewielka.

Piąta osoba powinna zająć się kontaktami ze sponsorami oraz wystawcami. To najpewniej będzie najmniej wymagające zajęcie (ale wcale nie musi być). Dzisiaj mało kto chce sponsorować wydarzenia, liczyć raczej trzeba na ewentualnych wystawców. W małych miastach jest jednak o tyle łatwiej, że pieniądze chętnie dotują lokalne firmy, licząc, że świadomość o ich obecności na rynku wzrośnie.

W takim oto zespole można przygotować pierwszy konwent miłośników fantastyki Pcimkon. Mogłoby to zająć mniej więcej 5-6 miesięcy, bez zarywania nocek i wielkich wyrzeczeń w życiu prywatnym. Jestem przekonany, że do przygotowania takiego wydarzenia naprawdę nie potrzeba całego legionu organizatorów i mogłoby się ono udać.

Podziel się.