Podsumowanie roku 2018 – organizatorzy

0

Chociaż rok 2018 odszedł już dawno w niepamięć, przed nami jego ostatnie podsumowanie. Zapytaliśmy organizatorów różnych konwentów o to, co udało się im osiągnąć, co im się nie udało i co planują na nadchodzący rok. Na nasze pytania odpowiedzieli: Michał Szymański (PlanSówki, koordynator ds. promocji i logistyki), Weronika „Mau” Rędziniak (Zjava – Zimowa Jazda Avangardowa, koordynator główny), Anna „Anek” Szulc (Mroźna Brama, organizator), Kaja Michałowicz (Planszówki na PGE Narodowym, koordynator), Maciek „Mq” Kozieł (Wrocławskie Dni Fantastyki, koordynator główny), Paulina „Sowa” Mikołajczyk (Arkhamer, koordynator główny), Roger „Guile” Waszkiewicz (Animatsuri, main org), Dorota Filipczak – Brzychcy „Doris”(Festiwal Fantastyki Cytadela oraz Festiwal Fantastyki Twierdza, główny organizator)

Co udało się wam osiągnąć w roku 2018?

Michał Szymański: Po raz kolejny zapełniliśmy miejscówkę, w której odbywała się impreza do ostatniego miejsca. Program rodzinny się sprawdził, liczba rodzin z dziećmi widocznie wzrosła, również turniej rodzinny okazał się dobrym pomysłem, choć będzie wymagał drobnych usprawnień.

Weronika „Mau” Rędziniak: Domknąć budżet.
Zjava9 miała znacznie niższe przychody, niż prognozowaliśmy – po części ze względu na trudny termin (styczeń), po części przez rozjechaną w błocie promocję. Mimo tego zadziałały wszystkie hamulce i marginesy bezpieczeństwa, jakie co roku wpisujemy w projekt budżetu. Dzięki temu impreza nie skończyła się pod kreską, tylko na maleńkim plusie. To nasz największy sukces.

Anna „Anek” Szulc: Zrobiliśmy niewielką, acz całkiem niezłą imprezę. Pomimo ogólnie słabej lokalizacji (Suwałki=koniec świata), mieliśmy dobrą frekwencję (około 400 osób przez 2 dni) i dużo pozytywnych recenzji. Do tego był to pierwszy konwent w naszym mieście i nasza pierwsza impreza o takiej skali.
Jesteśmy zadowoleni z przygotowanego programu i współpracy w grupie organizatorów i wolontariuszy Mroźnej Bramy.

Kaja Michałowicz: Pod wieloma względami edycja 2018 była przełomowa. Znaczącym postępem dla naszego wydarzenia było drastyczne powiększenie powierzchni, a w konsekwencji – minimalizacja kolejki do wejścia. Dzięki temu odwiedziło nas ponad 8000 osób – to aż 30% więcej w porównaniu z edycją 2017. Sukcesem okazało się również przeniesienie stoisk sprzedażowych razem z częścią stolików pokazowych do jednej hali na poziomie -1, co pozwoliło wystawcom na sprawniejszą obsługę stanowisk, a uczestnikom zapewniło możliwość wypróbowania gier bezpośrednio przed zakupem. Cieszę się, że udało się nam po raz pierwszy zorganizować strefę RPG oraz prelekcyjną, a także wystawę ilustracji planszówkowych.

Maciek „Mq” Kozieł: Duża liczba oryginalnych, ciekawych gości z dobrym programem paneli dyskusyjnych i wykładów. Odwiedziła nas czołówka polskich pisarzy, twórców gier, ilustratorów, komiksiarzy, naukowców i innych osób związanych z fantastyką – łącznie ponad 60 twórców różnych z różnych dziedzin, w tym pokaźna grupa młodych autorów horrorów (będących motywem przewodnim edycji 2018).

Paulina „Sowa” Mikołajczyk: W 2018 roku na pewno udało nam się utrzymać frekwencję, ale co najważniejsze klimat! Rodzinna i przyjacielska atmosfera odpoczynku i wspólnej zabawy jest czymś na czym nam zależy. Arkhamer jest małym konwentem, który nie stawia na niesamowity rozmach. Staramy się, aby każdy znalazł coś dla siebie, ale zdecydowane naszą mocną stroną są RPG, konkursy i program związany z naszymi gośćmi. Mimo ogromu pracy włożonej w organizację tego wydarzenia, mieliśmy też masę zabawy i radości. W końcu to, co robimy, jest fajne, bo robimy to razem!

Roger „Guile” Waszkiewicz: W sumie to całkiem sporo. Udało się zrealizować koncert Heroes Orchestra, który naprawdę fajnie wyszedł. Także w końcu zaczęła działać u nas normalna sekcja PR i Marketingowa, która w miesiąc zrobiła więcej niż przez całą historię naszej organizacji. To z kolei przyczyniło się do pozyskania sponsorów z prawdziwego zdarzenia, którzy przeznaczyli dla naszych uczestników nagrody o wartości blisko 10 000 zł. To daje nadzieję, że będzie coraz lepiej w przyszłości pod tym kątem.

Dorota Filipczak – Brzychcy „Doris”:

Festiwal Cytadela: Udało nam się rozwinąć festiwal pod kątem programu, atrakcji i liczby uczestników – w drugiej edycji wzięło udział ponad 3500 osób łącznie. Zaczęliśmy także podkreślać nasz „charakter pisma’ – czyli wykorzystanie przestrzeni na zewnątrz, budowanie atrakcji plenerowych – klimatycznych wiosek tematycznych (Mad Max, Fabryczna Zona, Wioska Tolkienowska) i koncertów w plenerze. Budowanie atrakcji dla rodzin – z fandomu, a także dla tych, którzy dopiero stykają się z fantastyką.

Festiwal Twierdza: Udało się nam się dopracować warstwę informacyjną na festiwalu – oznaczenia i mapy zdecydowanie ułatwiły uczestnikom orientację na tym sporym i skomplikowanym terenie. Świetnie wyszły koncerty – prawie wszyscy uczestnicy stawili się pod sceną. Punkty programu o czasie, bez większych wpadek. Klimat utrzymany  – to już piąta edycja tej imprezy. Bardzo dumni jesteśmy ze strefy Fanstasmagorium z Wioską Fantasy wyposażoną w wiedźmińską mordownię, bitwę łuczniczą i na białą broń, klimatyczna kawiarnię, w której czytaliśmy opowiadania Andrzeja Sapkowskiego, tor Nocarzy i Renegatów, dających zastrzyk prawdziwej adrenaliny, Wioskę Stalkerów z klimatyczną olimpiadą oraz strzelnicę na broń ASG i broń ostrą. Masa atrakcji, zwiększenie liczby uczestników. Klimatyczna strefa cateringowa.

Co nie udało się wam w roku 2018?

Michał Szymański: Program na zewnątrz games roomu okazał się mieć sporo mniejszą frekwencję niż się spodziewaliśmy – jednak ludzie przyszli bardziej pograć w gry, niż o grach słuchać albo poszerzać horyzonty. Co oczywiście nie jest problemem, po prostu trzeba będzie brać to pod uwagę przy następnych edycjach. Regulaminy turniejów również będą wymagać drobnych usprawnień, np. by uniemożliwić albo maksymalnie utrudnić grę „drużynową” w turniejach indywidualnych.

Weronika „Mau” Rędziniak: Komunikacja – wewnętrzna i zewnętrzna.
O braku promocji konwentu już pisałam: zabrakło rąk do pracy i zasobów, własnej odporności, żeby udźwignąć jeszcze tę działkę (która wcale nie jest dla konwentu fundamentalna – bez promo konwent się odbędzie, a bez np. gżdaczy nie; stąd wynikała decyzja o skupieniu uszczuplonych sił na kwestiach najważniejszych).
Wewnętrznie brakowało dobrej, tutaj: pozytywnej i zachęcającej do pracy, komunikacji z zespołem oraz z zarządem. Osobiście po Zjavie9 byłam w tak złym stanie psychicznym (przemęczenie, poczucie osamotnienia), że zaraz po konwencie przeszłam załamanie emocjonalne. Musiałam wziąć wolne w pracy i swoje zwyczajnie wyryczeć. I wykrzyczeć.

PS. Przyniosło to pozytywne rezultaty, wyciągnęliśmy wszyscy nauczkę :)

Anna „Anek” Szulc: Nie udało nam się za bardzo dotrzeć do „gości” i konwent wyszedł bardzo lokalnie (prelekcje prowadziły osoby z regionu, a naszym jedynym autorem był Suwalczanin Artur Urbanowicz – świetny człowiek by the way). Spartaczyliśmy także promocję – ruszyła za późno.

Kaja Michałowicz: Mimo tego, że próbujemy przewidywać wszelkie kryzysowe sytuacje i przygotować się na nie, na pojawienie się wielu z nich nie mamy wpływu – to czynniki zewnętrzne, niezależne od nas i poza naszą decyzyjnością. Z naszej perspektywy problematyczna była aktywizacja podmiotów zewnętrznych (organizacji o różnym stopniu formalizacji). Na przyszłość musimy też przemyśleć oznakowanie obiektu – drogowskazy okazały się niewystarczająco jednoznaczne. Mi osobiście spędza sen z powiek następujący dylemat: duża liczba uczestników w jednym momencie na ograniczonej powierzchni jest uciążliwa dla nich samych, co ma odzwierciedlenie w wypełnianych przez nich ankietach – ale z drugiej strony, nikt nie chciałby w tym czasie stać w kolejce na zewnątrz. Jedyną możliwością realnej regulacji frekwencji jest sprzedaż biletów za symboliczną kwotę, jednak darmowy wstęp jest jednym z podstawowych założeń tego wydarzenia.

Maciek „Mq” Kozieł: W 2018 roku mocno nas zaskoczyła ogromna frekwencja. Według szacunków ochrony w atrakcjach na zewnątrz zamku mogło wziąć udział nawet 9000 osób. Miało to swoje przełożenie również na frekwencję w salach prelekcyjnych. I właśnie w zarządzaniu tłumem na salach musimy jeszcze w przyszłym roku popracować.

Paulina „Sowa” Mikołajczyk: Zdecydowanie wystawcy nie dopisali. Było ich zbyt mało i z podobnym asortymentem. Dodatkowo games room mógł mieć więcej atrakcji, choć na mnogość gier nie mógł narzekać nikt! Jeśli chodzi o sponsorów i promocję – tutaj mogło być lepiej. Wydaje mi się, że było kilka mniejszych problemów, które raczej nie wpłynęły na zadowolenie uczestników (poza wystawcami).

Roger „Guile” Waszkiewicz: Trochę za mało konkretnych gości i wielu z nich się powtarzało. Jednak mamy pomysły na kolejnych. Też pojawiło się kilka rzeczy czysto organizacyjnych, które choć nie wypłynęły znacząco poza organizację, mogły doprowadzić do znacznie większych problemów. Jest więc pole do poprawy.

Dorota Filipczak – Brzychcy „Doris”:

Festiwal Cytadela: Ściągnąć Andrzeja Sapkowskiego :) Jak każda impreza Cytadela ma dużo do poprawy i pracujemy nad tym cały okrągły rok. Na szczęście liczba wpadek organizacyjnych zmniejszyła się znacznie w stosunku do I edycji :) Nie udało się nam osiągnąć idealnej współpracy na poziomie ogranizatorskim – ale staramy się :)

Festiwal Twierdza: Za mało atrakcji w niedzielę. Wpadka techniczna z konkursem cosplay i muzyką – zamieszanie i błędy totalnie do poprawy.

Co planujecie na rok 2019?

Michał Szymański: Kolejną edycję ;) Na szczegóły trochę jeszcze za wcześnie, ale na pewno będziemy chcieli dorzucić do formuły coś nowego i sprawdzić, co z tego wyniknie.

Weronika „Mau” Rędziniak: Z punktu widzenia organizatora-człowieka? Nie zajeżdżać się.
Wiem, że piszecie tekst, który pójdzie do szerszej publiczności, nie tylko do organizatorów konwentów – mimo tego chcę mówić wprost, bo przemęczanie się to problem, który istnieje społecznie, a nie tylko w fandomie. Najgorsza konsekwencja przemęczenia (załamanie psychiczne) jest dalece groźniejsza od najgorszej konsekwencji niedopracowania czegoś przy konwencie (oh well, nie będzie wydruków/oh well, zabrakło tostów – na to się nie umiera). Dobra impreza, _moja_ impreza jest warta wysiłku, pracy po nocach, rzetelności, sumienności, dotrzymywania zobowiązań, wcześniejszego planowania, rozumnej alokacji zasobów. Nie jest warta pracy ponad siły – niczyjej, ani mojej, ani moich koordynatorów. Nie jest warta obezwładniającego stresu ani takiego poziomu frustracji, od którego ma się mdłości.

Z punktu widzenia organizatora zapraszającego na konwent? W 2019 roku wypada dziesiąta, jubileuszowa już Zjava. Dla mnie i dla Kopczyna to też „ostatnia” Zjava, bo chcemy sobie zrobić przerwę. Dlatego staramy się o naprawdę fajną imprezę. Rzetelną, dobrze przygotowaną, gładko przebiegającą. Staramy się o sto sesji RPG (w 48h konwentu!) i wygląda na to, że uda się nam osiągnąć ten cel :) Moim dużym marzeniem jest też przygotować dla każdego uczestnika pamiątkę, sympatyczny trinket do zabrania do domu. Ale zobaczymy, co na to budżet ;)

Anna „Anek” Szulc: Planujemy zacząć pracę wcześniej i nie popełniać błędów z poprzedniej edycji.
Co do imprezy, to chcemy poszerzyć trochę skalę. Trochę, bo nie mamy takich mocy przerobowych i doświadczenia. Wciąż nabieramy rozpędu i udoskonalamy swoje twory, w tym Mroźną Bramę.

Kaja Michałowicz: Chcielibyśmy skupić naszą uwagę na podnoszeniu jakości części programowej i spójnej strategii promocyjnej. Myślę, że obecna formuła wydarzenia się sprawdza, a wszelkie zmiany w najbliższym czasie będą polegać na optymalizacji istniejących komponentów.

Maciek „Mq” Kozieł:W 2019 wypadają piętnaste, a więc jubileuszowe Dni Fantastyki, przygotowujemy z tej okazji kilka specjalnych atrakcji, a jedną z nich będzie wystawa twórczości Grzegorza Rosińskiego oraz jego wizyta na DF-ach.

Tradycyjnie mocnym elementem programu naszej imprezy będą wszystkie atrakcje, które odbywają się w zamkowym parku i tworząc specyficzny klimat, tak mocno odróżniają nas od innych wydarzeń. Równie mocno pracujemy nad pozostałymi składowymi programu, dla których motywem przewodnim będzie „Czas w fantastyce”.  

Paulina „Sowa” Mikołajczyk: Zwiększyć nacisk na promocję, poszukać więcej rąk do pomocy z szalonymi pomysłami, postawić na dobrą zabawę już od pierwszego kroku w szkole konwentowej, zwiększyć liczbę wystawców, wprowadzić klimat iście kosmiczny!

Roger „Guile” Waszkiewicz: Więcej wszystkiego, co dobre. Interesujący goście, lepszy cosplay i inne atrakcje, a także jeszcze więcej nagród.

Dorota Filipczak – Brzychcy „Doris”:

Festiwal Cytadela: W planach mamy rozwinięcie strefy wiosek tematycznych zwanych u nas Fantasmagorium. Największy nacisk pójdzie w stronę postapokalipsy i wątków z Mad Maxa. W 2019 odbędzie się także III Zlot Fanów Fabrycznej Zony współorganizowany z Fabryką Słów. Rozwinie się także Wioska Fantasy z kawiarnią z 1001 nocy oraz strefą interaktywnych walk na broń białą i łuki w specjalnie przygotowanej arenie. Oczywiście nie zabraknie typowo konwentowych atrakcji – w tym znakomitych gości, prelekcji, paneli dyskusyjnych czy warsztatów. Planujemy koncerty i spektakle w wiosce post-apo organizowanej przez Starling Design Studio. Duży nacisk kładziemy także na rozwój larpów, które zostały wzięte pod skrzydła Sabat Team – nowa konwencja, nowe wyzwania przed nami!

Festiwal Fantastyki Twierdza: W planach mamy również rozwinięcie strefy Fantasmagorium z tym, że Twierdza pójdzie zdecydowanie w stronę fantasy i wszystkich spokrewnionych wątków. Oczywiście nie zabraknie też z innej półki Stalkerów czy strzelnicy – ale fantasy to nasz numer 1 – to pozwoli nam jeszcze efektywniej wykorzystać teren tej przepięknej zabytkowej twierdzy. Formuła konwentu jak najbardziej pozostanie – mimo borykania się z niedostatkiem miejsca w budynkach, chcemy mocno popracować nad blokiem RPG – dać graczom możliwość grania na świeżym powietrzu lub w klimatycznych przestrzeniach obiektu przy ognisku. Blokiem larp opiekują się te same osoby z Sabat Team – zatem i tu czeka nas rozwój, nowe pomysły i ukierunkowanie w stronę tematyki fantasy. Marzy nam się wreszcie wielka bitwa fantasy – bo teren aż się o to prosi, jednak to plany wybiegające w dalszą przyszłość.

Podziel się.